O segundo semestre do ano é o momento de avaliar os primeiros resultados do planejamento anual e visualizar as perspectivas e resultados para o final do ano. Para solucionar pequenos problemas financeiros e prevenir prejuízos é recomendável elaborar um plano de controle financeiro. Neste sentido, o Sebrae de Minas Gerais elaborou um manual que ensina as empresas a organizarem este setor.
De acordo com o Manual, a manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente. A saúde financeira vai bem graças as várias operações na empresa. Algumas decisões e atitudes podem afetar, de maneira positiva ou negativa, a liquidez e os resultados operacionais da empresa.
Para cuidar da gestão financeira, o empresário precisa lidar com números e informações o tempo todo. Se a empresa tem números confiáveis, ele consegue informações para tomar decisões. As informações financeiras que o empresário precisa para tomar decisões são obtidas por meio dos controles financeiros.
Então, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para o empresário tomar decisões.
Para obter informações úteis à gestão financeira, o primeiro estágio será organizar os controles internos para que eles forneçam as informações necessárias à tomada de decisões. O segundo estágio consiste na preparação dos dados e das informações necessárias para a gestão do capital de giro. Nesse estágio, serão apresentados o conceito de capital de giro, as operações que precisam de recursos e a metodologia para planejar e calcular a necessidade de capital de giro necessário às operações da empresa. O terceiro e último estágio apresenta os instrumentos e as ações para a sua gestão, para a qual o fluxo de caixa é o instrumento básico. Neste estágio é preciso observar, afim de corrigir os seguintes tópicos:
- Aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda nas vendas.
- Aumento dos prazos de vendas, com financiamentos da própria empresa.
- Aumento da inadimplência (clientes em atraso).
- Aumento das compras à vista.
- Aumento do tempo de fabricação.
- Retiradas de recursos para aplicações em outras atividades.
- Excesso de retiradas pelos sócios.
- Redução dos lucros mensais. Para manter a liquidez os recursos que entram no caixa da empresa serão suficientes para pagar seus compromissos. Para chegar a um ponto de equilíbrio o primeiro passo é a tomada das seguintes decisões:
- Redução de estoques de materiais ou de mercadorias (estoques excedentes).
- Redução dos prazos de recebimentos de vendas, mediante: aumento das vendas à vista; ações efetivas de cobrança e melhoria no crediário para reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo.
- Aumento de prazos para pagamentos aos fornecedores.
- Entrada de novos recursos no caixa, mediante: integralização de capital dos sócios;vendas à vista de equipamentos ociosos. Aumento dos lucros.
Controles financeiros
Não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.
Para evitar dificuldades, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.
Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira, ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.
O controle diário de Caixa registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada.
Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta identificador o responsável e tomar as devidas providências. Além disso, o controle de caixa fornece informações para: controlar os valores depositados em bancos; fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis evitando com isso, despesas com CPMF; controlar e analisar as despesas pagas e fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.
Por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.
Se a empresa tiver saldo de dinheiro em caixa é melhor antecipar pagamentos por três a cinco dias do que depositar o dinheiro em bancos. Essa medida economiza gastos com CPMF.
Controle bancário
É preciso fazer o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias, CPMF, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer; a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.
Acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas. Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações: Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos: à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, enfim; totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos; fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa); controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber; dar informações para compras e fluxo de caixa.
Contas a receber
Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para: fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes; estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias; conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos; fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia; fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.
Quando o cliente não pagar na data do vencimento, verifique o histórico do cliente, para analisar as providências que deverão ser tomadas. Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética.
Essa organização fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e vendas. Tal procedimento fornece dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras.
Contas a pagar
Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, e outros. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens: estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras; controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras; Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.
Quando a empresa não conseguir pagar todos os compromissos em determinado dia, negocie um novo prazo de pagamento junto ao credor e reprograme a data do pagamento.
Controlando os estoques existentes na sua empresa, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque.
O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações: o montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos; as quantidades em cada item de estoque; a quantidade e custo das mercadorias vendidas; os estoques sem movimentação; a necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.
Os controles financeiros da empresa serão úteis para as decisões empresariais e muito importantes para o dia-a-dia dos negócios. As informações geradas com esses controles representam o primeiro estágio para a gestão do capital de giro.
Nas empresas de pequeno porte, quando conseguimos administrar o capital de giro de maneira eficiente resolvemos basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.
Capital de Giro
Capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital necessário para financiar a continuidade das operações da empresa, como recursos para financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), recursos para manter estoques e recursos para pagamento aos fornecedores (compras de matéria-prima ou mercadorias de revenda), pagamento de impostos, salários e demais custos e despesas operacionais.
Podemos observar, conforme o próprio nome indica, que o capital de giro está relacionado com todas as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, como se fosse o sistema circulatório no corpo humano.
Existem diversos métodos que levam ao mesmo resultado. Um método simples é o levantamento da necessidade de capital de giro em dois tópicos. O primeiro inclui: contas a receber de clientes; estoque matéria-prima; estoque de produtos acabados; estoque de mercadorias. E o segundo consta: fornecedores a pagar; impostos a pagar; custos e despesas a pagar. A partir disso são feitos os cálculos e as negociações.
Nas empresas de pequeno porte cerca de 90% do tempo do gerente financeiro são dedicados à gestão do capital de giro. De fato, isso se justifica, pois a gestão do capital de giro é um dos aspectos mais importantes para a saúde financeira da empresa. Quando a empresa não consegue manter um nível satisfatório de caixa para honrar seus compromissos por causa do desequilíbrio de capital de giro, provavelmente ela poderá ser forçada a sair do mercado, principalmente se perder os créditos junto a fornecedores e bancos.
Fonte: Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais
Dilson Campos – Sebrae/ MG. |
